Jedno latinské přísloví říká: „Kdo pronásleduje dva zajíce, nechytí ani jednoho“. Pokud se potřebujete na práci soustředit, nemůžete se nechat rozptylovat. Jedním z narušitelů soustředěnosti bývají emailové notifikace a e-mailové zprávy obecně. Podívejme se na to, jak si můžeme přizpůsobit poštovního klienta Google Gmail. Organizace práce v Gmailu a můj Inbox zero Ve zkratce naznačím pár principů, které dlouhodobě používám a na školení posluchače také učím. doručenou poštu (Inbox) zpracovávám v dávkách poštu vyřizuji dle možností párkrát za den (2x denně atd.) mám vypnuté notifikace nové zprávy mě dorazí až já sám chci v doručené poště mám jen nevyřízenou korespondenci, ostatní zprávy jsou v archívu, koši nebo spamu příchozí poštu automaticky označuji štítky (třídím) pomocí pravidel (používám pár štítků) pokud je informace platná za nějakou dobu, email „odložím“ na vhodný čas (automaticky se „probudí“ ve vybraném čase) doručenou poštu zpracovávám metodou 4D (Delete, Delegate, Do, Defer) pokud email hledám, používám síly Google vyhledávání a pomáhám si použitím klíčových slov a operátorů Nerušit, pracuji uspěte si poštu na vhodný čas Dlouhodobě jsem používal doplněk Gmelius (byl jsem Beta tester). Gmelius je takovým tunningem vašeho Gmailu. Pravda je, že Google některé věci doplnil a dnes se bez něj už obejdu. Oproti doplňku Bumerang neuměl pozastavit resp. zobrazit nově přijaté e-maily ve vhodnou dobu. A tak jsem si vyrobil add-on „Soustředníček“ do pravého sidebaru. A tak jsem si vypomohl vlastním systémem. Co mě vyřešil? nové e-maily během dne nechodí do Doručené pošty Inboxu v rozšíření vidím počet zadržených e-mailů, které mohu jednorázově uvolnit (pokud „vyměknu“). Pokud by bylo pokušení veliké, dokáži na sebe uplést ještě větší bič a přidat nutnost opisu přiměřeně složitého kódu atd. mohu si odesílatele označit jako VIP pro přednostní zpracování v budoucnu naopak mohu odesílatele označit a nadále ignorovat do budoucna e-maily se primárně na základě události v kalendáři Zpravování e-mailů “oživují” samy pouze v této době je obdržím do Doručené pošty díky práci s kalendářem si plánuji si úseky, kdy zpracovávám pouze e-maily k systému jsem si připravil malou statistiku Jak mě systém Inbox zero pomohl? E-maily během víkendu díky “vychytávce” nečtu neplánuji si víkendové zpracování e-mailů v kalendáři. Naopak, během pracovní doby, nemám nutkání nekontrolovatelně nakukovat do Pandořiny skříňky jménem Inbox. E-mail od důležitých klientů má výjimku. Zpracování e-mailů provádím naplánováním události v Google kalendáři (klidně i pomocí opakující se události) na čas, který je si zvolím. Stejně jako princ probudil Růženku, v daném čase kalendářové události „Práce s e-maily“ se Inbox probudí. Veškeré do té doby zadržené e-maily se najednou zobrazí. Nevyřízené emaily zpracovávám pomocí metodiky 4D (Delete, Delegate, Do a Defer). Nutno podotknout, že některé emaily se mně v Inboxu vyřídí samy (pomocí integrace a přesunu e-mailu do CRM nebo Projektového nástroje). Budou to povětšinou emaily z kategorie 4D Defer. Díky systému jsem snížil četnost bloumání v Inboxu. Snížil jsem počet “zbytečných” emailů. Snížil jsem čas nutný na vyřízení emailů. Doručenou poštu Inbox mám velice přehledný. Počet nevyřízených e-mailů mě nestresuje. E-maily obdržím v okamžiku, který uznám za vhodný. Co doporučuji vám, co můžete udělat okamžitě vypněte si veškeré notifikace odhlaste se ze všech obtěžujících newsletterů, snižte počet nepotřebných e-mailů na minimum pokud nelze jinak, obtěžující emaily automaticky mažte nebo adresáta blokujte pravidelně zpracovávejte doručenou poštu, lze to dělat méněkrát často, než si myslíte automatickým pravidlem kategorizujte e-maily upravte si doručenou poštu a nastavení klienta tak, aby vám vyhovovalo (aktivujte si šablony zpráv, funkci odeslat a archivovat, klávesové zkratky…). Naopak si vypněte notifikace a pokud nepoužíváte automatický systém Důležité e-maily, vypněte i je. Upravte si zobrazení štítků. Obecně doporučuji systém resp. poštovního klienta osekat o vše, co nepoužíváte. vše co do e-mailu nepatří, dejte do jiných nástrojů (úkoly, projekty, obchodní případy…) odložte si na vhodný čas e-maily, které aktuálně nepotřebujete inspirujte se u ostatních, ale jen vy si nastavíte systém tak, aby vyhovoval přesně vašemu workflow pracujte chytře, předpřipravené šablony zpráv vám ušetří spoustu času a zbaví vád nudné a opakující se práce (v pohodě takto ušetřím minimálně jeden pracovní týden ročně) automatizujte vše, co vám dává smysl (jako partner používám u klientů Integromat nebo vlastní Google skripty) část agendy řešte jiným systémem, například na domlouvání schůzek použijte raději rezervační nástroje atd. Zmiňuji zde systém Inbox zero a 4D. Beru si z nich pár myšlenek. A co pomáhá vám? Máte nějaký váš oblíbený fígl nebo nastavení, které doporučujete pro ostatní? The post Nenechte se vyrušovat poštou v Gmailu, Inbox zero, 4D appeared first on cleverity.cz.
Nenechte pandemii, aby váš byznys srazila na kolena. Tipy, jak koronakrizi přežít a nezbankrotovat.Read More Příspěvek Nenechte pandemii, aby váš byznys srazila na kolena pochází z | DvojBlog.cz
projít na článekVážení zákazníci, chcete-li mít jistotu doručení objednaného zboží poštou do Vánoc (tj. do pátku 22.12.2017), proveďte prosím objednávku nejpozději do středy 13.12.2017. V případě, že zvolíte platbu předem (bankovní převod) je směrodatné datum připsání f
Nově nás naleznete i na Instagramu @daciceopen , tak si nenechte ujít žádný obsah!
projít na článekhttp://www.majerovky.cz/fotoalbum/majerovky-dnes/berounsky-medved-vol.-2/
projít na článekSpráva obchodních případů na jediném místě Jak ve svém podnikání řešíte správu kontaktů, obchodních případů a průběhu zakázky? Kancelářský balíček digitální kanceláře Google G Suite vám v mnohém pomůže. Ale není to CRM nástroj, tj. nástroj pro řízení vz