Efektivní proces náboru sexterním dodavatelem

Jak nejefektivněji vybrat dodavatele externí náborové služby jsme řešili v minulé sérii článků. Nyní si rozebereme, jak s ním co nejúčinněji spolupracovat. Obecně by se dalo říct, že záleží na tom, jakou konkrétní pozici obsazujete. Je rozdíl, jestli např. hledáte větší počet specialistů nebo jednoho vysoce postaveného manažera. Problém je snažit se uplatnit jeden standardizovaný proces na všechny role. Je třeba také počítat s tím, jakou službu Vám externí dodavatel poskytuje a co od něj očekáváte. Níže porovnám dva možné modely spolupráce tak, jak obvykle fungují v praxi. Model „Specialisté“ Základní znaky: Těžiště práce agentury je vyhledávání, oslovení a doporučení kandidátů ke klientovi Komunikace probíhá automatizovaně přes ATS nebo primárně přes email Komunikaci zpětné vazby, domlouvání pohovoru nebo jednání o nabídce s kandidátem si obstarává ve větší míře nebo výlučně klient sám, nárazově může využít na některé téma dodavatele Agentura nemá přímý kontakt na hiring manažery, kontaktní osobou a primárním zákazníkem je HR Předpoklady pro funkčnost modelu: Interní HR/recruitment na straně klienta má dostatek zkušeností s náborem dané cílové skupiny a dodržuje určité SLA’s nebo best practices (ví jak s cílovkou jednat, jak dát zpětnou vazbu, jak má nábor dlouho trvat, má dobře nastavenou komunikaci s hiring manažery, umí zařídit komfortní VŘ atd.) Přenos požadavků na agentury a komunikace s nimi je čitelná a transparentní (informace se neztrácí v překladu, zpětná vazba je včas a dostatečně detailní, náborový proces se řídí jasnými pravidly, hiring manažeři se mohou nárazově propojit s dodavateli, aby lépe vysvětlili svoje požadavky atd.) Agentury vyvíjí činnost a dodávají (podmínky spolupráce jsou pro dodavatele atraktivní/motivující a náročnost pozic je adekvátní, protože model se obvykle váže ke spolupráci na „sucess fee“, tzn. platba až při výsledku) Tento model se nejlépe hodí k „high-volume“ náboru, kdy firma neustále nabírá na předem definovaný soubor pozic s větším počtem dodavatelů. Obvykle se jedná o jasně vymezené role specialistů, na kterých stojí klientův byznys a potřebuje jich větší množství. Pro klienta se jedná v ideálním případě o dobře prozkoumanou cílovou skupinu, se kterou má široké zkušenosti. Od agentury se standardně očekává úsporu času, plus znásobení úsilí a zdrojů. Typickým příkladem pozic jsou řadové role do IT (programátoři, admini), center sdílených služeb nebo zákaznického servisu. Proces u velkých firem je často maximálně věcný a zaměřený na „lean“ komunikaci, přičemž dodavatel má jasně vymezenou roli. U menších firem může být servis dodavatele komplexnější a klient na něj outsourcuje větší porci zodpovědností. Kdy model nemusí dobře fungovat? Pokaždé, když se stane něco nestandardního. Tento proces náboru je jako výrobní linka, kdy jedna strana dobře nevidí na konec pásu. Informace se předávají zprostředkovaně a kvalita jejich přenosu je odvislá od zkušenosti lidí, přes které tečou. Jedné nebo druhé straně hrozí odtrženost od reality, potenciální ztráta motivace nebo problém s navázáním vztahu. Nejhorší scénář je demotivovaná agentura bez adekvátní znalosti klienta a pozic. Do toho málo zkušené HR, které není schopné zaručit efektivní proces. No a do třetice hiring manažer, který má nereálné nároky a nedostává potřebnou zpětnou vazbu z trhu. Je tedy nutné, aby každá ze zúčastněných stran dodržovala aspoň „nutné minimum kvality náboru“ pro daný typ pozice, jinak hrozí, že se proces zasekne. Žádný krok by neměl být v očích kandidáta nadbytečný a jeho kandidátská zkušenost by měla zůstat konzistentní. Proto je potřeba dobře pohlídat zastupitelnost a udržení know-how (lidi se mohou točit jak v agentuře, tak u klienta) a stejně i dodržovat časový rámec náboru (včetně rychlé zpětné vazby a transparentního proces). Model „Manažeři“ Základní znaky: Dodavatel vyhledává, oslovuje a doporučuje kandidáty, ale kromě toho plní další funkce (poradenskou, rozhodovací) Komunikace není čistě procesní, ale významnou část plní konzultace Dodavatel kompletně zastřešuje náborový proces ve spolupráci s klientem a má přístup ke všem zúčastněným osobám napřímo (HR, management, majitel…) Komunikaci zpětné vazby, domlouvání pohovoru, pohovory nebo jednání o nabídce s kandidátem zprostředkovává dodavatel nebo vše zmíněné probíhá přímo pod jeho dohledem Předpoklady pro funkčnost modelu: Dodavatel má potřebné zkušenosti a know-how, aby byl pro klienta přínosem ve všech oblastech náborového procesu (tzn. dokáže kompletně outsourcovat náborovou starost) Všichni zástupci klienta jsou otevřeni kooperaci (obecně panuje důvěra ve schopnosti dodavatele a klient je ochotný řídit se jeho doporučeními) Klient je dostatečně flexibilní, aby mohl využít dodávaný servis v plném rozsahu Odlišný přístup a obvykle větší pozornost při výběru dodavatele je poplatná větší strategičnosti i významu obsazované pozice (model se typicky váže ke střednímu nebo vyššímu managementu). Případně sem může spadnout jakákoliv pozice (i specialisty), kterou nedokázal vyřešit model č.1 a firma chce zkusit jiný přístup. V takovém případě samozřejmě záleží i na obhajitelnosti investovaných nákladů nebo atraktivitě pozice pro dodavatele (jsme zde již více ve vodách Executive Search). Typický kontext výše uvedeného modelu je náhrada stávajícího manažera nebo obsazení pozice, se kterou firma nemá dostatečnou zkušenost, či se dlouhodobě nedaří. Klient u dodavatele poptává nejen vyhledání a oslovení kandidátů, ale i pomoc s jejich zhodnocením a výběrem. Ústředním motivem spolupráce tedy není pouze dodávka relevantních životopisů, ale také poradenství a předpoklad, že dodavatel (jako zkušenější strana) bude umět předvídat a reagovat na různé nestandardní situace. Kdy model nemusí dobře fungovat? Ne všechny cílové skupiny kandidátů mohou „docenit“ takto komplexní přístup, v některých případech je nadbytečný a tím pádem min. časově neefektivní (např. u aktivních kandidátů). Už jen tento argument může vyloučit jeho vhodnost na „high-volume“ náborové situace u některých pozic. Model se hodí, pokud míříte na náročný cílový talent, který očekává vysokou kandidátskou zkušenost. Většinou tedy případ, kdy se bavíte zejména se zaměstnanými lidmi, co aktivně práci nehledají a vyžadují sofistikovaný, individuální a diskrétní přístup. Úskalí může být také nastavení firmy, která službu poptává. Je třeba se svěřit do rukou externího dodavatele a umět se mu otevřít. Existuje zde vyšší časová náročnost na seznámení se s náborovým partnerem, vyjasnění očekávání a nastavení procesů v úvodu spolupráce. Klientovi hledajícímu jednoduché řešení se může na první pohled jevit složitě. Model se obvykle pojí s jinými obchodními podmínkami, než je sucess fee, což může být další překážkou ve spolupráci. Případy neefektivní spolupráce obecně: Výše zmiňované modely vycházejí z předpokladu, že všechny zúčastněné strany mají stejný cíl a jsou v souladu ohledně toho, jak jej dosáhnout. Nicméně to, že si firma najme externího dodavatele ještě nemusí znamenat, že je to pro ni vytoužený způsob obsazení. Nejčastěji je to vidět u spolupráce, která je podmíněna platbou až při výsledku (tzv. sucess fee). Najmout si agenturu nic nestojí, dokud se klient nerozhodne někoho z doporučených kandidátů reálně nabrat. Do té doby pro něj agentura dle smlouvy pracuje zadarmo a klient si může řešit kandidáty po své ose. Toto téma se vztahuje spíš na agentury samotné, které si musí dobře promyslet, jakému zákazníkovi budou věnovat svůj čas. Opačným případem naopak je, že zákazník očekává slíbené nasazení od dodavatele, ale ten svou pozornost směřuje jinam, protože má celou řadu dalších rámcových smluv a svoji aktivitu distribuuje dle aktuální podmínek (tzn., kde je teď nejjednodušší obsadit). Spolupráce tak bohužel pro klienta existuje pouze na papíře. V situaci, kdy firma poptá např. headhuntingovou společnost, jsou okolnosti jiné. Část odměny je již hrazena dopředu a obvykle se jedná o pozice, které nenabízejí tolik prostoru pro obsazení z jiných zdrojů nebo je samotná aktivita klienta kontraproduktivní. Byť to není tak častý případ, ani při tomto nastavení nemusí jít vše hladce. Svou roli může hrát např. vnitrofiremní politika a rozdílné zájmy na straně klienta. Typický příklad je situace, kdy je najmutí dodavatele „guerillovou“ akcí hiring manažera (tzn. najmutí externího dodavatele s nikým dalším, ať už vědomě nebo nevědomě, dopředu nekonzultuje). Pozici tedy sice zadá dodavateli, ale dohodnutí podmínek nebo procesu spolupráce už nechá např. na HR nebo interním náboráři. Ti jsou potom do situace na sílu vhození a mají pocit, že je jim zasahováno do jejich kompetencí. Zvlášť pokud měli sami zájem pozici interně vyřešit nebo nesouhlasí s výběrem konkrétního dodavatele a mají jinou představu o podobě dodávané služby. Schizofrenní situace je to i pro dodavatele, který má pozici de facto přebranou, ale reálně na ní nemůže pracovat. Zde hodně záleží na firemní kultuře a konkrétní zodpovědnosti jednotlivců. Ať už se díváte na problematiku z jakékoliv perspektivy, na prvním místě by mělo být dobro klienta/zaměstnavatele, ale to si samozřejmě každá ze stran může vykládat po svém. Dobrá není ani situace, kdy hiring manažer nebo majitel nechtějí činit náborová rozhodnutí, a naopak je přehrávají kompletně na externího dodavatele nebo HR. Takové rozhodnutí však nemá potřebný mandát a může zadělat na problémy do budoucna. Všechny zmíněné situace pochopitelně odpadají, pokud existuje plošná shoda na tom, že jde firma náborovou starost outsourcovat a všichni zúčastnění mají vyjasněné očekávání ohledně své role a přijímají ji. Důležité je především táhnout za jeden provaz a nebát se zdravě řešit případné konflikty. Následně je potenciál překlopit spolupráci v opravdové partnerství. The post Efektivní proces náboru s externím dodavatelem appeared first on WOLF HUNT.

Web: WOLF HUNT | Poradenská kancelář pro zakázkový nábor
Aktualizace: 20.2.2024

projít na článek

Efektivní proces náboru sexterním dodavatelem

MARTIN HORÁK, HR BUSINESS PARTNER, NA TÉMA: NADŠENÝ JUNIOR RECRUITER MŮŽE BÝT MNOHEM ÚSPĚŠNĚJŠÍ NEŽ ZNUDĚNÝ PROFESIONÁL

HANA SLAČÁLKOVÁ, HR TRAINER CONSULTANT O TRENDECH NÁBORU VE VÝROBNÍCH FIRMÁCH

10 osvědčených technik pro efektivní online propagaci

Reverzní osmóza

ZacTrack oficiálně v ČR