Jak si ochočit zlobivá firemní data (Airtable, dějství druhé)

Kdy zde na blogu ped sedmi lety vydal Tom Barnek dodnes populrn lnek o databzov aplikaci Airtable, netuil, jak moc nm tato appka nakonec v nakladatelstv zmn ivot. S vjimkou Basecampu, kter je nam stedobodem online spoluprce (s nktermi kolegy se potkme sotva 1x msn na obd:), se z Airtable stal nepostradateln centrln uzel. Protoe v Melvilovi psobm jako ajk, inovtor a eeno s nadszkou drb informanch tok, Tom m podal, abych se podlil o nejzajmavj praktick ukzky pouit Airtable. Vme, e vm to bude inspirac pro vai prci i osobn agendu. Pojme na to.m se Airtable li napklad od Google Tabulek, Excelu?Hmm, na prvn pohled nijak: ovldaj se podobn! Ostatn, tabulka v Excelu je v jdru taky jen databze, kter ale omezuje sv funkce na tabulkov pohled. Pod povdomm tabulkovm uspodnm se ale v Airtable otevr sla tzv. relan databze, kdy data v jednotlivch bzch (jinch tabulkch) na sebe vzjemn odkazuj. Ovem nikoli tkopdn pomoc dku a sloupce, nbr skrze databzov dotazy, kter zvldne nastavit i laik. Dky propojenm se uitn hodnota dat doslova exponenciln zvyuje. Dal silnou strnkou Airtable proti bnm excelm jsou jej irok monosti napojen na dal aplikace (API). Dky nim u ns probh automatick i poloautomatick vmna informac mezi Airtable a dalmi appkami, kter pouvme; a taky mezi nmi a partnery. Vme ve o dostupnch kapacitch lid, mme kompletn metadata ke kninm titulm, sledujeme dotisky, v kanbanu tdme npady na nov na knihy, redakce si spravuje rozshl terminologick slovnk, zjemci o prci nm tam padaj do fronty, chod nm chytr notifikace prost jsou tam vechna klov data, kter pi cest nakladatele potebujeme: vechna na jednom mst, interaktivn, vdy dohledateln.Silnou strnkou Airtable proti bnm tabulkm jsou jej irok monosti napojen na dal aplikace.Automatick info-maily pro partnery: vdy z aktulnch datKdo ns zn, tak v, e nesekme knihy jako Baa cviky, ale zamujeme se na kvalitu: a tak nm vyjdou jen jedna a dv knihy msn. O to vc nm zle na co nejplastitj prezentaci u naich skvlch partner, kte se podlej na jejich distribuci k vm, tenm; potebujeme jim v pedstihu dodat vechna data a materily pro zalistovn titul do katalog.V Airtable u mme kompletn databzi podklad ke knihm krom tch bnch informac, jako jsou esk a pvodn nzvy, anotace nebo ISBN kdy, obsahuje n Airtable ukzkov kapitoly, technick informace o knihch (formty, barevnosti, normostrany), data vypren licennch smluv, argumentaci pro knihkupce a dal. Ve na jednom mst pro kompletn melvil tm - markeky, administrativu, i redakci.Zkladn pohled do na Hlavn bzecNevidte nic, co by nezvldl Excel? A co ty soubory piloen k buce ve tvrtm sloupci ty do buky v bn tabulce nevlote pitom zde jsou naprosto kritick, protoe obsahuj obrzky a ukzky (me to bt i PDF, DOC, JPG atd.). Airtable umon tyto podklady jednodue zkompletovat a pomoc nastaven automatizace je rozeslat nastavenm odbratelm, vetn obrzk titulky, ukzkov kapitoly pro zkaznky e-shop, ceny a dalch. Samozejm vdy ek, ne zapskme. :)Metadata knihy se prbn dopluj, pracuje na nich cel tm z rznch st republiky, ale trvale jsou jen na jednom mst take kdy se posbraj a udl se z nich e-mail pro partnera, je vdy aktuln a z jedinho oficilnho zdroje:Ukzka naich informanch e-mail. Vimnte si, e distributoi dostvaj ve, co potebuj pro spn zaazen knihy do sv nabdky (ukzkovou kapitolu, oblku)Nikdy nezapomeneme, aneb licenn smlouvyDal pkladem, kdy Airtable et nervy i vztahy s partnery, je hldn vypren licennch smluv. Smlouvy na knihy podepisujeme zpravidla na 5 let, co znamen, e hldn data jejich vypren je kritick. Zapomenout znamen poruit smlouvu a tdny pak dostvat mslo z vlas. Po vypren licence bychom toti nemli knihu bez obnoven (a zaplacen) licence dl prodvat, proto jsou pro ns tyto termny zsadn.Mt datum v njakm extra sdlenm kalendi a ne v Airtable ale vdy vedlo k rozpadu klovch informac do vce mst, co u nechceme dopustit: zsadn je centralizace, by s monost sledovn rznmi pohledy a appkami. (mj. Airtable doke nasdlet datumov pole do externho kalende jako feed pro Google Calendar i iCal). Ale stejn nememe zat zvaovat prodlouen smlouvy a v den jejho vypren: potebujeme upozornn dostat cca o pl roku dopedu a eit ve dlouho dopedu.A protoe u u kadho titulu vechny daje a tak smlouvy poctiv evidujeme, stailo pidat polko datumu vypren a nastavit jednoduchou automatizaci, kter pl roku pedem varuje e-mailem nkolik lid z tmu, e t i on knize kon licence. Mme tedy vdy pehled a jistotu, e se vyhneme mslu na hlav.Nahldnut pod pokliku internch informanch mail o tom, kdy kon licence a o tom, co vechno jet potebujeme pro jej obnovu zadit.Ganttv diagram pro za to Henry nedostal Nobelovku?K tomu, aby se rukopis stal va oblbenou Knihou, vede dlouh cesta: od vbru autora/titulu po doruen k vaim dvem ubhne nkdy i pes rok! Po tto cest ruku v ruce krej destky len naeho tmu (+ dal destky lid z tm naich partner nedvno jsme napklad byli v na tiskrn PB Tisk na exkurzi a vidt, kolik proces nsleduje a ikovnch lid se zapoj po odevzdn naeho PDF, byl ivotmnc zitek!).A se vtina proces opakuje, kad kniha m sv specifika a vyaduje tak uniktn konfiguraci tvrho tmu. Pokud bychom nevdli, kdy pekladatel, redaktorka i designr dokon prci na pedchozm kolu v knize A, nejsme schopni mu spolehliv nabdnout a naplnovat angam v knize B, C, D A poadavky na lidskou kapacitu se navc navzjem kombinuj a podmiuj.Nkolik let jsme to eili pomoc samostatnho online systmu TeamGantt. Ganttv diagram je chytr nstroj pro plnovn zdroj, kdy jednotliv zznamy jsou zobrazeny na asov ose jako struktura vzjemn provzanch asovch blok (as plyne zleva doprava, procesy jsou pod sebou). Je to vlastn dost geniln, a divm se, e pan Gantt nedostal Nobelovku. Diagram respektuje vzjemnou provzanost nkterch innost, tzv. kritickou cestu (napklad nememe dlat korekturu textu, dokud nemme hotov peklad).Vynlez Henryho Gantta, bez kterho bychom u tet knihy byli naprosto ztracenTeamGantt fungoval dobe, ale byl to dal systm s vlastnm rozhranm, kter bylo nutn platit, udrovat a run synchronizovat s ostatnmi daty (pmou synchronizaci s Basecampem i kalendi sice um, ale ne dle naich pedstav). Jak tst ns potkalo, kdy Airtable ped dvma lety pedstavil vlastn Gantt diagram kompletn propojen s funkcionalitou databz, kter u v nm mme! Okamit tak nahradil TeamGantt (m nm uetil ni tisce dolar ron) a opt umonil s daty pracovat, jak potebujeme my.Rzn kolegov a kolegyn do procesu knihy vstupuj v rznou dobu. Redakce je u knihy ji od plnho zatku, ale produkci kniha zan zajmat, a kdy m smysl zat eit termn objednvky tisku. Mme tak detailn krtkodob pohledy (tzv. Views) pro editory, p#x11B;tilet pohledy pro marketing a dal. Kolegov, kte se knize nevnuj od zatku a nejsou ani soust procesu jej vroby, pak maj sv nejdleitj termny nasdlen do svch kalend (iCloud Calendar, Google Calendar, Outlook). Napklad Tom Barnek m ve svm osobnm iCalu automaticky zobrazen jen asov bloky pro svou supervizi (proces, kdy m knihu finln pest ped tiskem), a tak u vech knih datum expedice. (Nic vc vdt nepotebuje, ale potebuje, aby data byla zaruen aktuln a mohl plnovat, znte ho :).N Tmov Gantt je tedy nco jako kormidlo a to v rukou fredaktora.N Tmov Gantt je tedy nco jako kormidlo a to v rukou fredaktora. Snadnm petahovnm a upravovn proces v kalendi Marek Vlha automaticky mn vechny nvazn procesy a kritick parametry, m se pepotv mj. i datum expedice dotench knih a tento stav se promt do notifikac, privtnch kalend a dle.Stejn data, ale jin pohled z Ganttu si kad z ns me vythnout do svho osobnho kalende, co je pro nj podstatn.Nap. jsme chtli, aby naplnovan data hlavnch proces knihy byla zobrazena i v danm projektu knihy v Basecampu, kter sm Ganttv diagram nem zato m jednoduch kalend. Vyuil jsem k tomu jako v mnoha jinch ppadech Make (pvodn Integromat), tedy integran slubu, kter vechny kritick udlosti synchronizuje do basecampovho kalende, aby ani tam nikomu nic neuteklo. Napklad ten asn okamik odesln do tisku :)A to sam potet tentokrt v naem Basecampu. Vimnte si, kolik lid se u ns podl na pprav a uveden jedn knihyJasn, e dlme chyby a dky tenm je napravujemeAkoli nam snem jsou knihy na prvn dobrou dokonal a bezchybn, otci si najdou skulinky, jak se zviditelnit. Pro jejich odchyt pouvme pasti ve form veejnch formul (Forms) v Airtable, kter jsou napojen na hlavn bzi knih a jej podbzi Errata, neboli Chyby. Dky snadnmu prolinkovn jednotlivch bz a ukldn ploh nm teni hls konkrtn chybu ke konkrtn knize v jednoduchm formuli (https://www.melvil.cz/chyby mimochodem, ten je v tomto ppad velice snadno vloen/embedovn do naeho webu).Kdy u se do na knihy dostane otek, chceme to vdt a v ptm dotisku ho poslat na vnost.Kdykoli ten pole hlen (a me piloit i snmek chyby), obdr redaktor/ka knihy e-mail. To ale nen nejdleitj. Chyby vidme v pehlednm pohledu, a ve chvli, kdy jin st systmu upozorn na blc se dotisk, odpovdn redaktorka nech opravy souhrnn zanst do sazby a v dalm dotisku u knihy vychz bezchybn. V e-knihch opravujeme zvanj chyby hned, men pak spolen se zadnm dotisku.ctyhodn seznam vech nahlench chyb k jedn knize k dalmu zpracovn (a opraven). Kdo je bez chyby, nech hod kamenem.Veejnch formul pouvme nespoet (odkazujeme na n pak pomoc hashovan adresy, kterou Airtable vygeneruje, anebo si udlme URL zkratku). Slou nm intern, kdy nahrazuj nutnost kvli rychlmu vloen njak informace otevrat bzi a hledat v n pslun pole. A samozejm slou i extern pro autory (nap. https://www.melvil.cz/chci-vydat-knihu), zkaznky a partnery, aby nemuseli pst e-mail a na nco nezapomnli. A co teprve takov organizace pihlek na vnon verek; snadnj to bt neme :-)Jde peposlat obsah mailu do databze? Jist, a to samospdem!Mon to znte sami potebujete si udret pehled o dokladech. Nebo fakturch. Nebo o zajmavch kontaktech A potebujete u toho mt vc detail a monost sdlen, ne jak zvldne vae sloka v e-mailov schrnce.V tu chvli u ns pichz na adu dal vychytvka spdov e-maily. To jsou v naem podn e-mailov adresy, jejich jedinm elem je informace z e-mailu roztdit do pol a uloit je do bze v Airtable, kde s nimi dl pracujeme jako se zznamem v tabulce. Pkladem mohou bt teba faktury. Kdokoliv, komu v naem tmu doraz faktura za zbo nebo sluby, ji jednodue pepole na [email protected]. Nepedvme si fyzick kopie faktur (ty pomoc appek jako Scannable prost vyfotme a poleme mailem tamt) a nemusme myslet na to, ktermu kolegovi nebo kolegyni danou fakturu pedat i poslat.Make: tchto pr lentilek ve sprvnm poad nm snilo bolehlavy ze zapadnutch faktur o 98,7 %..Jakmile doklad doraz na [email protected], ulo se dky nastaven automatizaci (Make, viz ve) do na dokladov tabulky v Airtable vetn ploh. Speciln dodaten pidan znaky v pedmtu e-mailu mohou pomoci s roztdnm a zmnou procesu, kter nsleduje. Obvykle si zde doklad u vybr kolegyn Lucie, ta pchoz fakturu proplc, a pak nae etn, kter jej zavede do etnho systmu. Stle mme pehled o tom, kolik doklad nm v systmu tzv. vis. A umouje nm to i jednoduchou diskuzi k tomu, zda je doklad v podku, nco na nm pebv nebo chyb.Spdov e-mail mme nastaven nap. tak u tip na knihy k vydn. Kdy nkomu z ns doraz njak e-mail s doporuenm na knihu, peposlnm na speciln adresu se zaad do bze Npady na knihy a pi dal edin porad neunikne pozornosti.a i kdy systm nen kvli lidskmu faktoru stle 100%, dky monosti o dokladech diskutovat se nm da chyby odstraovat rychle.Udlejte si vlastn aplikaci aneb novinka InterfacesKdy Tom ped sedmi lety prezentoval Airtable, byla to databze pro normln lidi. Nebo jak jsem o n mluvil na kolen j o Excel na steroidech, kter evidenci ehokoliv posouval na novou rove. Pesto byl Airtable hlavn vysplou tabulkou s pokroilmi monostmi. Dky otevenmu API se sice postupem asu objevila ada slueb, kter jej vyuvala jako databzi pro zobrazen dat formou hezk webovky (pedstavte si teba realitn portl s nabdkou dom a byt). Vechna tato een (Softr, Bubble, MiniExtensions a dal) vak jsou placen (tj. dal nklad vedle samotn databze) a vyaduj pokroil zkuenosti s aplikac samotnou. Jinmi slovy dokou toho sice hodn, ale nejsou pro kadho.To se zmnilo ped rokem, kdy se v Airtable objevily tzv. Interfaces. Airtable, podobn jako v mnoha ppadech Apple, zaznamenal, e je poptvka po konkrtn doplujc slub/aplikaci. A podobn jako Apple piel i Airtable s vlastnm, integrovanm a zjednoduenm eenm pro vechny.Interfaces (rozhran) si pedstavte jako pstupn interaktivn pohled na data pizpsoben konkrtnm potebm. Jde vlastn o to, e si jednodue nadesignujete vlastn specializovanou aplikaci, dky n k datm nemuste vy ani vai kolegov pistupovat jako k zstupu dk s destkami sloupc nebo skrzAirtable kartu. Dky rozhran mete nabdnout konkrtnmu uivateli pouze to, co je pro nj v danou chvli relevantn. Stejnou databzi tak bude obsluhovat nap. etn v aplikanm rozhran pizp#x16F;sobenm pro etn a markek pro markeka.Jednm z dvod, pro jsme ped lety pechzeli k Airtable, byla poteba vnitrofiremnho CRM, sprvy naich kontakt a velkch zkaznk/firem, kte nae knihy nekupuj pes e-shop nebo knihkupce, ale poizuj je pro sv partnery a zamstnance napmo vhodnji u ns.V t chvli jsme tak evidovali zznamy ve dvou tabulkch - Firmy a Zakzky. Firmou byla konkrtn spolenost, zakzkou byla jedna zsilka knih pro jednu Firmu.Pvodn, jednoduch, tabulkov podoba naeho CRM systmu. Tehdy jet Airtable Interfaces neuml, ale navzn vce zakzek pro jednu konkrtn firmu nm poskytlo lep pehled.Toto een nm vyhovovalo dlouhou dobu, ne nm to kvli potu spolupracujcch firem zaalo perstat pes hlavu. Nejlep klienti jsou ti, se ktermi meme spolupracovat dlouhodob, a tak se s nimi sname bt v kontaktu pravideln. Kad klient je uniktn, proto si k nmu chceme vst informace o jednn a kontaktnch osobch. A samozejm i nam clem je, aby se B2B spoluprce rozvjely a klienti i my dky nim rostli. Co v situaci, kdy se poet klient pehoupl pes stovku, lo sledovat docela tko.Rozhodli jsme se proto nae CRM znan zrobustnit a doplnit do nj funkce, kter nm toto vechno umon. Pidali jsme zznamy z jednn, pidali jsme evidenci kontaktnch osob a vymysleli, kter statistiky o dealech chceme mt pmo na och. A k tomu vemu nm pomohly prv Interfaces.CRM tabulku tak nyn pouvme jen pro ukldn dat, ale CRM jsme si ped#x11B;lali do podoby jednoduch aplikace.Prvn: dashboard s prbnmi informacemi o naem B2B trhu / Druh: karta zkaznka. Tet: Kanban se statusem naich odbratel vme, koho oslovit, vasn doruen zkontrolovat i komu nabdnout dal nae novinky.Dky pohledu skrze vlastn rozhran mme okamit pehled o tom, jak si meziron stojme, kte klienti ekaj na osloven poprv a kte jsou na ad s pipomenutm se, e jim meme nabdnout nae sluby.Ale vyuit Interfaces v oblasti sprvy kontakt to samozejm nekon. I Hlavn bze, n centrln mozek melvilho lidstva, nm vlivem stle se roziujcho mnostv evidovanch informac nabobtala tak, e pro ns bylo tk se v n jednodue orientovat (k jedn knize evidujeme a 139 druh informac no, eknte, kdo to m? :). I v Hlavn bzi tak mme rozhran umoujc zobrazit data pehlednji a v kompaktnj form a milujeme je!Prvn: generick pohled na vodopd dat databzovho zznamu. Druh: karta v novch Interfaces s daty seazenmi do logickch celk a s mnohem vy hustotou podstatnch informac.Monosti novch Interfaces jsou skuten irok a co je dleit: jejich budovn nestoj zvltn sil ani nevyaduje programtorsk znalosti.Co ct zvrem? Pokud jste tak jet neuinili, ale zaujalo vs to, vyzkouejte Airtable jet dnes: maj skvl onboarding, take sta jen klikat a nechat se provst zkladnmi funkcemi. Jednoduch funkce a mal bze mete zkouet zdarma.TIP: Pouvte-li ale Airtable u del dobu a potebujete zvldnout nco opravdu pokroilho, nevte hlavu a obrate se na pomocnka Jacoba, kter vm pome.Ve skutenosti Jacob jsem j, Jakub imnek, psobc v rmci vtho projektu Servantes, jen je odno melvil rodiny). Jsem k dispozici pro poradenstv a pomoc (nejen) s Airtable a jeho aplikac pro vae poteby!Mnusy? Nen to zadarmo, kdy rosteteVlastn jsme na dn zsadn slabiny nenarazili: vysok stabilita, vborn podpora, skvl API, a nejsp i skvl budoucnost dk robustnmu fundingu spolenosti i byznysmodelu postavenm na prmiovch funkcch, kter jsou pro vt firmy must have.Ano, Airtable je od jist velikosti bz a potu aktivnch uivatel placen sluba, kdy platte nejen za kapacitu databz, ale tak za editan prva pro kadho uivatele. Asi meme piznat, e n ron vdaj po mnoha letech pouvn in ni tisce dolar ron. Mte-li hodn dat a irok tm, kter m pln vyut editanho pstupu (tec pstup je zdarma), stky vs budou rozilovat. Vichni mme nejradji sluby zdarma :). My jsme si ale jist, e bez Airtable bychom nebyli ani z poloviny tak efektivn, jako jsme te a tak bychom ztrceli nejen nervy, ale i penze.Jet doplnm, e jsme dve testovali levnj alternativy v nadji, e uetme. Vdy jsme ale dospli k zvru, e jim moc nevme, anebo nm chybly nkter zkladn funkce. Pro kritick data potebujeme hlavn zruky stabilitu, dlouhodobou jistotu a flexibilitu. Nkter platformy s relan databz jako napklad Monday nebo ClickUp na ns ale vdy psobily, e chtj vyeit spoustu problm, kter od databze neekme.To je tedy ve, dky za pozornost. Dotazy vtny napklad v diskusi pod lnkem!Pidej se do klubu lifehacker (pedplatn pouze 30/rok):- velk lnky- kraasy- lifehackerletter (legendrn newsleter + pstup pes web)- bonusov obsah a akce (meetupy, Q&A cally s hosty, aktivn spojen se mnou a komunitou na Discordu, pstup do Lifehacky Wiki vce informac zde).

Web: Lifehacky.cz
Aktualizace: 19.8.2023

projít na článek

Jak si ochočit zlobivá firemní data (Airtable, dějství druhé)

Jak si ochočit pravidelnost nejen v jógové praxi

Firemní akce

Kapela na vánoční firemní večírek

Jak vybrat ideální firemní textil na teambuilding?

Firemní dovolená na pobočkách PANASu